Главная /
Рефераты / Организация работы офиса Функции административного отдела
Организация работы офиса Функции административного отдела
"Обеспечение нормального функционирования офиса" – вот стандартная фраза, которой пробуют кратко описать обязанности офис-менеджера. Они зависят от многих факторов – размера компании, величины офиса, количества сотрудников, наличия своего транспорта, класса здания, в котором офис расположен, наличия филиалов в других городах и т. д.
Организация и контроль работы офиса и административного персонала – это непрерывный вид деятельности. Рабочий процесс должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Надо периодически думать о том, что может сделать рабочий процесс более эффективным и как можно сократить или устранить ошибки.
Организация работы офиса включает:
- соблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала;
- организацию работы транспорта;
- организацию системы безопасности;
- организацию питания сотрудников;
- организацию услуг связи;
- внутреннее оформление офиса (плакаты, постеры, живые растения);
- ведение графика использования переговорных комнат;
- учет и контроль расходов на телефонные переговоры;
- организацию рабочих мест, эргономику;
- снижение уровня шума;
- контроль уровня освещенности и микроклимата (жарко, холодно, дует);
- организацию курьерской связи;
- организацию сервисно-профилактических работ;
- организацию поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта;
- вывоз мусора;
- перемещение мебели;
- организацию конференц-звонков или видеоконференций;
- комплектацию аптечки;
- инвентаризацию хозяйства офиса;
- профилактическое обслуживание и ремонт офисной техники;
- организацию уборки помещений;
- организацию ведения журнала учета посетителей (исполнители – общая приемная), выдачу нагрудных карточек (бейджей) с надписью "Посетитель" и многое другое.
Эргономика рабочих мест сотрудников
Забота о персонале лежит на руководителе предприятия и отделе кадров, но воплощение этой заботы ложится на плечи офис-менеджера. В некоторых компаниях эта забота заключается в организации питания сотрудников в обеденное время, медицинском страховании сотрудников, иногда и членов их семей. В других компаниях подобные вопросы не рассматриваются вообще. В ряде компаний идут дальше – оплачивается посещение фитнес-центров, организуется аренда залов для занятия волейболом, футболом. В одной из компаний организовали для сотрудников массажный кабинет. Решение достаточно продуманное – работники некоторых отделов часто страдают от остеохондроза вследствие малой подвижности и не всегда имеют достаточно времени для занятий в фитнес-центрах.
Оптимальной организации работы сотрудников и снижению затрат способствует предоставление стандартных рабочих мест сотрудникам, не имеющим фиксированных рабочих мест. Такая система позволяет сократить затраты на одного человека и оптимизировать использование рабочего места, поскольку одним рабочим местом будет пользоваться несколько человек.
Например, в отделах продаж крупных компаний практикуется система Hot Desking – "горячих столов", когда за рядом сотрудников не закреплено фиксированное рабочее место, а войти в компьютерную сеть своей фирмы он может с любого рабочего места в офисе под своим именем (Login) и паролем. Эта система хорошо зарекомендовала себя, в том числе и с точки зрения сохранности информации – минимальное количество бумажных носителей позволяет осуществлять полную архивацию (Back Up) информации.
В настоящее время распространенным является размещение рабочих мест в Open Space – помещении с открытой планировкой. Это значительно экономит офисную площадь и облегчает процесс контроля за работой сотрудников со стороны руководства. Следует отметить, что подобное размещение создает дополнительные шумовые нагрузки, поэтому необходимо периодически 1 раз в 3 месяца напоминать сотрудникам – в форме рассылки по e-mail или на собраниях о необходимости:
- ведения телефонных переговоров негромко;
- ведения разговоров по мобильным телефонам вне общей комнаты;
- уменьшения уровня громкости сигнала вызова мобильных телефонов;
- минимального использования громкой связи при проведении телефонной конференции с рабочего места, расположенного в Open Space.
В современных офисах развита система общения по электронной почте, Messenger, ICQ. Это создает значительные удобства и экономию времени, снижает уровень шума в офисе за счет сокращения телефонных звонков.
Курение в помещениях современных офисов хорошего уровня запрещено. Для этого существуют специально отведенные места, как правило, на улице.
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя обеспечить безопасные условия и средства охраны труда. Если в компании нет отдела по охране труда или соответствующего подготовленного специалиста, функции представителя администрации (работодателя) в ряде случаев могут быть возложены на офис-менеджера. Он должен проверять, все ли оборудование и рабочие места соответствуют требованиям техники безопасности, и осуществлять постоянный контроль.
Помещения с постоянным пребыванием людей должны иметь, как правило, естественное освещение. Освещение (естественное, искусственное или совмещенное) должно обеспечивать зрительный комфорт, предупреждать появление зрительного и общего утомления, профессиональные заболевания глаз. Существуют нормы освещенности. Устройство и эксплуатация установок искусственного освещения должны соответствовать ГОСТ 12.2.007.13-88, СНиП 23-05-95 и другим нормативным правовым актам.
Пример. После переезда в новое помещение сотрудники финансового отдела начали жаловаться на неприятные ощущения, резь в глазах, быструю утомляемость глаз. Анализ ситуации выявил, что этот эффект давал свет от голубых ламп дневного света – свет отражался от стандартной белоснежной бумаги с распечатками очередных финансовых документов (много мелких цифр, сведенных в сложные таблицы) и вызывал дополнительное напряжение глаз. Известно, что лампы дневного света вызывают также раздражение нервной системы и поэтому могут применяться только для общего освещения больших цехов и т.п. На рабочих местах рекомендуются только обычные лампы накаливания, дающие желтоватый свет.
С любыми возникающими вопросами сотрудники в первую очередь обращаются к офис-менеджеру. Одному сотруднику жарко, другому холодно на своем рабочем месте в офисе, третьему дует, у четвертого потерялся ключ от замка тумбочки, нужно передвинуть что-то (тумбочку или шкаф), сломался стул или нужна подставка для ног и многое другое, вплоть до аптечки. Кстати об аптечке – стандартный набор соответствует стандартной аптечке автомобилиста, так что его можно взять за основу, дополнительные средства приобретаются по усмотрению руководства. Офис-менеджер должен знать, к кому перенаправить сотрудника по тому или иному вопросу, но в большей части офис-менеджеру приходится решать эти проблемы самому или с помощью своего ассистента.
Порядок в офисе
Рабочие места должны быть удобными для сотрудников. Деятельность персонала не может быть эффективной, если на предприятии не поддерживаются чистота и порядок. Они важны для безопасности, гигиены и эффективности работы.
Ниже приведен рекомендуемый дилерам одной из автокомпаний график уборки помещений (табл. 1). Он приведен для того, чтобы показать, насколько важным считается следить за чистотой помещений – она работает на имидж дилера, автокомпании и машин.
Таблица 1.
График уборки помещений
Объекты Метод Д Н М 2М 3М 6М
Полы
Входной коврик Чистка пылесосом *
Ковровые покрытия Чистка пятен *
Частичная чистка пылесосом *
Полная чистка пылесосом *
Чистка шампунем
Кафель Местная уборка *
Полная уборка *
Виниловые и другие покрытия Влажная уборка *
Полировка *
Выставочные образцы
Автомобили
Протирка (внешняя) *
Полировка *
Мебель и оборудование
Стойка
Протирка *
Влажная уборка и полировка *
Столы
Протирка *
Влажная уборка и полировка *
Косяки дверей, оконные рамы, батареи, отопление и т. д. Влажная уборка *
Фурнитура дверей
Протирка *
Влажная уборка и полировка *
Кресла и стулья
Частичная чистка пылесосом *
Чистка с шампунем
Компьютеры
Протирка *
Влажная уборка *
Телефоны Влажная уборка *
Мусор и разное
Урны
Выброс мусора *
Замена вставки *
Влажная уборка и обеззараживание *
Окончание табл. 1
Объекты Методы Д Н М 2М 3М 6М
Пепельницы Очистка *
Чашки, стаканы и т. д. Убирать и мыть *
Брошюры, журналы и т.д Содержать в порядке *
Плакаты и т. д. Проверять состояние *
Канцелярские принадлежности Проверять и пополнять *
Вывески и зоны
Вывески Проверка функционирования и чистка *
Вход, парковки и дорожки для клиентов Поддержание в чистоте и порядке *
Туалеты Уборка. Наличие мыла, полотенец и т.д. *
Пол и оборудование в цехах Поддержание в чистоте и порядке *
Компрессор Проверка *
Склад Поддержание в чистоте и порядке *
Магазин Поддержание в чистоте и порядке *
Примечания: Д – ежедневно, Н – еженедельно, М – ежемесячно, 2М – раз в два месяца, ЗМ – раз в квартал, 6М – раз в полгода.
Чистота и порядок начинаются с аккуратности каждого сотрудника.
Сотрудники должны:
- заканчивать все начатые работы до конца рабочего дня, с Рем чтобы не оставлять до утра продукцию и тару в проходах, проездах, несоответствующих помещениях;
- не оставлять ничего на столах при уходе из офиса;
- не класть никакие личные вещи и продукты питания в I юлы;
- возвращать все папки и документы после использования hi их постоянное место;
- аннулировать старые компьютерные файлы немедленно | и >сле их обновления;
- держать бланки и бумагу для принтеров в надлежащем I «стоянии в установленных местах.
Уборщики должны:
- периодически убирать мусор со всей площади служебных помещений;
- по крайней мере раз в день пылесосить пол.
Администрация должна:
- не размещать в офисе лишние шкафы или ящики для хранения документов; определить период хранения документов в офисе и поручить периодически сдавать в архив старые документы;
- запретить приносить пищевые продукты в служебные помещения во избежание появления крыс и насекомых;
- обеспечить место для принятия пищи вне служебных помещений;
- запретить курение в служебных помещениях и выделить место для курения.
На территории предприятия должна быть оборудована площадка для складирования твердых отходов и бытового мусора. На их вывоз и утилизацию необходимо заключить договоры с соответствующими фирмами.
Распределите ответственность между подразделениями. Составьте графики ежедневной, еженедельной и ежемесячной уборок.
Экологическая безопасность должна обеспечиваться соблюдением установленных требований охраны окружающей среды к территории, техническому состоянию и содержанию помещений, вентиляции, водоснабжению, канализации и другим факторам.
Аутсорсинг
Важным вспомогательным средством для организации работы офиса является аутсорсинг. Слово и само понятие заимствованы из практики зарубежных компаний.
Аутсорсинг – это привлечение сторонних фирм-подрядчиков для выполнения комплекса работ на постоянной основе.
В России аутсорсинг становится все более популярным, поскольку компании начинают уделять больше внимания структуризации бизнес-процессов и их более четкому разделению на основные – приносящие наибольшую отдачу, прибыль компании, и вспомогательные, которые обеспечивают поддержку основного бизнеса. Западные компании уже давно используют эту стратегию как способ повышения эффективности работы организации и снижения операционных затрат. По оценкам экспертов, в ряде случаев аутсорсинг, применяемый в крупных компаниях, позволяет добиться гарантированного снижения расходов на 20%. При этом некоторые офисные процессы бывают настолько размыты по компании (и потому плохо управляемы), что (организации идут по пути применения аутсорсинга, в том числе и для получения более четкой информации о структуре и себестоимости этих процессов.
Наиболее часто на аутсорсинг передаются:
- обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений;
- кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая, кофе, молока, сахара и т. д., салфетками, одноразовой посудой), организация фуршетов, сопровождение длительных деловых встреч и совещаний;
- работа флористов (компании, занимающиеся живыми цветами, поставляют букеты срезанных цветов для приемной или ухаживают за живыми растениями в офисе);
- транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, нежели заниматься вопросами содержания транспортного парка компании самостоятельно;
- организация поездок – билеты (выписка и доставка), бронирование гостиниц. Визовые вопросы могут быть поручены агентству, но, как правило, сама координация остается в ведении сотрудника компании;
- расчет заработной платы;
- погрузочно-разгрузочные работы, перестановка мебели в офисе и т. д., проведение переезда из офиса в офис;
- службы IT (частично);
- вопросы логистики;
- юридические услуги;
- вопросы охраны и организации пропускного режима;
- курьерские услуги;
- уничтожение конфиденциальных документов.
Передача телекоммуникационных служб в субподряд – эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не вкладывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с одной компанией, которая строит и развивает телекоммуникационную инфраструктуру, взаимодействует со всеми операторами связи и курирует процесс получения арендаторами услуг, позволяет гарантировать высокий уровень сервиса при минимальных издержках.
Встречается аутсорсинг документооборота компании.
Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином виде. Например, вывоз большого объема мусора после доставки мебели, оборудования или уничтожение большого объема документов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора.
Существуют компании, оказывающие услуги по уничтожению конфиденциальных документов – документы накапливаются в опечатанных бумажных коробах-контейнерах, и после их заполнения представители такой компании вывозят и сжигают данные короба без их вскрытия.
Использование клининговых компаний для уборки офиса
Клининг (cleaning) – это известный давно на Западе, но новый для России вид бизнеса: уборкой помещений теперь занимаются не уборщицы, оформленные на работу непосредственно в компанию, а современные клининговые фирмы (субподрядчики).
В зависимости от класса здания, в котором вы арендуете офис, в зависимости от того, арендуете ли вы офис в бизнес-центре или нет, может меняться список необходимых вам услуг. В бизнес-центре высокого уровня арендодатель самостоятельно и за свой счет организует выполнение следующих работ:
- ежедневную уборка мест общего пользования, лифтов и т. д.;
- уборку территорий;
- мойку окон и фасадов здания;
- техническое обслуживание оборудования.
По остальным вопросам, касающимся обслуживания арендуемых вами площадей, можно обратиться за помощью к арендодателю, он всегда может порекомендовать вам какую-либо из известных ему фирм.
При выборе компании самостоятельно следует обратить внимание на рекомендации клиентов. Также необходимо уточнить, существует ли своя система оптимизации уборки по временным и материальным затратам, может ли фирма предложить варианты для снижения расходов, оценить сроки выполнения уборки вашего помещения. Желательно ознакомиться с разработанными технологическими инструкциями по уборке, стандартами чистоты, разработанными фирмой, сравнить их с ГОСТом (см. приложение).
Большинством клининговых компаний предоставляется следующий набор услуг:
• ежедневная уборка внутренних помещений;
• уборка территорий;
• химическая чистка ковров;
• химическая чистка текстильной обивки мебели;
• мойка окон и фасадов здания;
• обработка полов (мрамор, гранит, линолеум, ламинат и т. п.);
• уборка помещений после проведения строительных работ.
В понятие комплексной уборки входит ежедневная уборка – утренняя или вечерняя, поддержание чистоты в течение рабочего дня.
Ежедневная уборка включает в себя:
- уборку коврового покрытия пылесосом (сухая);
- протирку поверхностей рабочих столов без перемещения документов, удаление пыли и загрязнений с других поверхностей мебели высотой до 2 м (не включая труднодоступные места);
- мойку и дезинфекцию мусорных корзин, смену пакетов для мусора в корзинах и вынос мусора в отведенные для этого места;
- заправку дозаторов жидкого мыла и установку туалетной бумаги (в местах общего пользования);
- удаление пыли со всех типов мебели, подоконников, оконных рам;
- машинную и ручную мойку полов с твердым покрытием коридоров и проходов;
- удаление пыли и загрязнений со светильников и решеток вентиляции;
- влажную протирку подоконников, оконных рам, отопительных приборов;
- влажную уборку сантехоборудования и полов в местах общего пользования;
- мытье зеркальных и стеклянных поверхностей (исключая оконные);
- протирку или мытье дверей, стекол дверей;
- полировку металлических поверхностей;
- влажную уборку плинтусов;
- замену ковриков на входе.
Известно, что подрядчиков приходится иногда менять. И здесь важно, по какому принципу выбирает подрядчиков управляющая компания, чью сторону она займет в случае спорных или конфликтных ситуаций – предложенных ею подрядчиков или арендатора, за чей счет будут организованы поиски новых подрядчиков и сколько времени и средств (табл. 2) на это будет потрачено.
Таблица 2.
Примерные цены на клининговые услуги в 2006 г .
Виды работ Цена Условия
Ежедневная уборка
Офисных помещений, руб. / кв. м / месяц 20-50 На контрактной основе
Производственных площадей, руб. / кв. м / месяц 15-90 На контрактной основе
Торговых площадей, руб. / кв. м / месяц 30-75 На контрактной основе
Прилегающей территории (лето), руб. / кв. м / месяц 6-36 На контрактной основе
Генеральная уборка
Разовая генеральная уборка, руб. / кв. м
40-75 50-200 кв. м
30-60 200-500 кв. м
25-40 500-1000 кв. м
8-30 Больше 1000 кв. м
Уборка после строительства
Комплексная уборка после строительства и ремонта, руб. / кв. м 45-80 50-200 кв. м
40-70 200-500 кв. м
25-50 500-1000 кв. м
15-40 Больше 1000 кв. м
Продолжение табл. 2
Виды работ Цена Условия
Мойка окон, витрин, руб. / кв. м
15-30 До 100 кв. м
10-28 Больше 100 кв. м
Химчистка
Ковровых покрытий, руб. / кв. м 35-80 До 70 кв. м
22-45 70-200 кв. м
15-25 Больше 200 кв. м
Ковров, руб. / кв. м 60-100 До 50 кв. м
50-80 Больше 50 кв. м
Кресел, руб. / шт. 350-550
Стульев, руб. / шт. 45-70
30-60 До 15 шт. Больше 15 шт.
Уход за твердыми покрытиями
Химическая чистка, у.е. / кв. м
2-2,5 1,5-2 До 50 кв. м 50-200 кв. м
0,7-1,5 Свыше 200 кв. м
Шлифовка и кристаллизация мрамора, у.е. / кв. м 12-18 До 200 кв. м
8-15 Больше 200 кв. м
Глубокая очистка роторной машиной и нанесение защитного полимерного покрытия, у.е / кв. м 2-3 До 200 кв. м
1,2-2 Больше 200 кв. м
Шлифовка гранитных полов, у.е. / кв. м
30-36 До 50 кв. м
25-30 50-200 кв. м
20-25 Больше 200 кв. м
Альпинистские работы
Мытье стеклянных поверхностей выше 3,5 м, руб. / кв. м 30-55 За 1 кв. м
Очистка фасадов зданий, руб. / кв. м 45-60 За 1 кв. м
Очистка кровли от снега, руб. / кв. м
18 Толщина до 15 см
20 Толщина 15-30 см
25 Толщина свыше 30 см
Очистка карнизов и желобов (на 0,8 м от края), руб. / пог. м 40 1 пог. м
Удаление наледи, руб. / кв. м
25 За 1 кв. м (толщина до 10 см)
Комплексная очистка вентиляционных систем
Центральный кондиционер, у.е. / шт. От 600
Кондиционер моносплит, у.е. / шт. От 120
Кондиционер мультисплит, у.е. / шт. От 120
Приточная система, у.е. / шт. От 250
Вытяжная система, у.е. / шт. От 60
Воздушный завес, у.е. / шт. От 40
Окончание табл. 2
Виды работ Цена Условия
Выездная химчистка салонов автомобилей
Отечественного производства, руб. 2400-4900 Легковой автомобиль
4800-9400 До 8 мест
Иностранного производства, руб. 2800-5800 Легковой автомобиль
5600-11 200 До 8 мест
Похожие рефераты:
